Hybride Live Streaming Events

Hybrid in die Wissenschaft

Auch nach der Coronakrise geht es weiter mit Live Streamings und hybriden Veranstaltungen. So haben wir Anfang dieses Jahres wieder ein hybrides Livestreaming begleitet und produziert. Die HHU Düsseldorf wünschte die hybride Übertragung eines Diskussionsforums. Hybrid geht immer, auch in der Wissenschaft!

An dieser Stelle eine kurze Erinnerung zum Thema: Ein Hybrid Event ist eine Veranstaltung, bei der Personen vor Ort anwesend sind und gleichzeitig andere Personen über eine Online-Plattform digital zuschauen können und auch Referenten virtuell in die Präsenzveranstaltung zugeschaltet werden, so als ob Sie vor Ort wären.

Kreativität und Individualität jedes hybriden Events

Vor der eigentlichen Veranstaltung müssen natürlich noch weitere Aspekte bedacht, abgestimmt und geplant werden. Ein besonderer Anhaltspunkt im Vorfeld ist die Konzeption. Auf der Grundlage des Veranstaltungsprogramms wird ein detaillierter Ablaufplan erstellt. Darin wird festgehalten, was wann online und vor Ort bei der Präsentzveranstaltung passiert. Die relveanten Punkte werden als  Regieanweisungen und die technische Umsetzung im Ablaufplan vom inhatlichen Producder  festgehalten. Der Ablaufplan wird mit dem Kunden abgestimmt, um alle offenen Punkte und Fragen abschließend zu klären.

Zusätzlich zur inhatlichen Abstimmung werden Designelement wie, Text Bauchbinden, grafischen Einbledungen, Videozuspieler und  Opener- und Closer-Videos erstellt werden. Diese können je nach Kundenwunsch individuell angepasst werden. Im Falle der Universität wurden die Agenda sowie vom Kunden gelieferte Grafiken im Corporate Design der hybriden Veranstaltung erstellt und in die Veranstaltung durch die Videoregie eingebunden.

Selbstverständlich können auf Wunsch auch Fotos oder Videoclips sowie individuelle Texte eingebunden werden.

Technische Herrausforderungen – Spontanität und Know How sind gefragt!

Neben dem kreativen Part sind natürlich auch die technischen Gegebenheiten zu berücksichtigen und müssen vorher gut eingeplant werden. Vor der Veranstaltung wird die Internetleitung vor Ort auf Stabilität geprüft, damit während der Liveübertragung alles nahtlos verläuft.

Zugeschaltete Referenten – Bei der Veranstaltung an der Universität konnten verschiedene Referenten nicht persönlich vor Ort sein, um an der Diskussion teilzunehmen. Diese sollen daher während der Live-Veranstaltung digital zugeschaltet werden. Damit auch dieser Prozess reibungslos und ohne Komplikationen abläuft, wird hierzu vorab mit den Referenten ein Performancetest durchgeführt, um zu prüfen, ob die Verbindung störungsfrei funktioniert.

Eine Herausforderung bei diesem Projekt war, dass einige Referenten spontan absagen mussten. So musste schnell organisiert werden, dass die fehlenden Redner alle digital zugeschaltet werden konnten. Aber auch dieses Problem konnte dank unserer Videoexperten spontan gelöst werden!

Und die hybride Veranstaltung kann starten

Sobald alle vorbereitenden Arbeiten erfolgreich erledigt sind, kann das Expertenteam, bestehend aus Projektleitung, Bild- und Toningenieuren, die Umsetzen nach abgestimmten Ablaufplan umsetzen. Dank moderner und professioneller Kamera- und Übertragungssysteme können alle digitalen Zuschauer über ein Endgerät ihrer Wahl am Geschehen teilnehmen und die Teilnehmer vor Ort können mit den virtuell zugeschalteten Referenten interagieren.

Unser Team bringt die gesamte Technik mit, die für eine hybride Veranstaltung benötigt wird: Kameras, Displays, Headsets, Mikrofone, Licht, Tischmikrofone, Audio- und Videotechnik und vieles mehr.

Für eine hybride Veranstaltung können alle namhaften Videokonferenzportale eingebunden werden. Wählen Sie zwischen Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting oder anderen. Die Universität Düsseldorf hat sich für WebEx als Konferenztool entschieden.

Video on Demand Aufbereitung

Nach der Veranstaltung kann die Aufzeichnung optional als Video on Demand bereitgestellt werden. Die Universität wünschte sich einzelne Parts der Veranstaltung ausgearbeitet. Das bedeutet ganz einfach:

Hierzu werden die gewünschten Elemente geschnitten und mit einem Anfang und Ende geklammert. Das heißt, dass die geschnittenen Teilvideos mit Titel und oder Grafik eingerahmt und als Veranstaltungsdokumentation aufbereitet werden. Die Grafiken und oder Titel sind hier wieder nach Kundenwunsch individualisierbar.

Fazit

Ein hybrides Event ist vielfältig einsetzbar und immer individualisierbar.

Hybrides Livestreaming ist ein leistungsstarkes Instrument, um mit dem Publikum sowohl online als auch offline in Kontakt zu treten. Durch die Kombination des Besten aus beiden Welten ermöglicht hybrides Livestreaming die nahtlose Integration von physischen Veranstaltungen mit virtuellen Erlebnissen und schafft so eine inklusivere und für alle Teilnehmer attraktivere Veranstaltung.